Persönliche Assistenz / Büroassistenz (m/w/d)
Minijob · hybrid · Raum Köln
Ich arbeite als freier Redner mit Schwerpunkt Trauerfeiern und begleite Menschen in sensiblen Lebenssituationen. Zusätzlich bilde ich angehende Trauerredner im Rahmen eines Coachingprogramms aus und veröffentliche Fachbücher.
Mein Arbeitsalltag ist vielfältig, ereignisgetrieben und anspruchsvoll.
Dafür suche ich eine verlässliche Assistenz, die mir den Rücken freihält, mitdenkt und für Struktur sorgt – organisatorisch, kaufmännisch und im täglichen Ablauf.
Es geht nicht um „mithelfen“, sondern um echte Entlastung.
Deine Rolle als persönliche Assistenz
In dieser Rolle unterstützt Du mich im organisatorischen und kaufmännischen Alltag.
Du sorgst für Struktur, Übersicht und Entlastung – im Hintergrund, aber mit Verantwortung.
Aufgaben & Verantwortungsbereich
Die Aufgaben wachsen mit der Zusammenarbeit –
Struktur und Verlässlichkeit stehen dabei immer im Vordergrund.
Organisation & Kommunikation
- E-Mail- und Terminkoordination
- Telefonische Erstkontakte (z. B. Bestatter, Anfragen)
- Strukturieren und Weiterleiten relevanter Informationen
Auftrags- & Büroorganisation
- Übertragung und Pflege von Auftragsdaten
- Vorbereitung meiner Gespräche auf organisatorischer Ebene
- Ablage, Ordnung und Übersicht
Verwaltung & Backoffice
- Rechnungen erstellen und nachhalten (Lexoffice)
- Zahlungseingänge prüfen
- Belege scannen und hochladen
- Fahrtenbuch pflegen (kalenderbasiert)
Buch & Versand
- Bearbeitung von Buchbestellungen
- Versand vorbereiten und organisieren
Gestaltung & Vorbereitung
- einfache Canva-Grafiken nach klaren Vorlagen (z. B. YouTube-Thumbnails)
Perspektivisch
- Vorauswahl von Coaching-Anfragen nach Skript (Gatekeeper-Funktion, keine Verkaufsrolle)
Was mir in der Zusammenarbeit wichtig ist
Diese Rolle erfordert Vertrauen, Sorgfalt und Eigenverantwortung.
Mit ist eine ruhige, klare Arbeitsweise wichtig - auch und gerade in sensiblen Kontexten.
- strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
- Sorgfalt, Diskretion und Zuverlässigkeit
- klare, ruhige Kommunikation
- Verantwortungsbewusstsein ohne Selbstdarstellen
- Bereitschaft, sich einzuarbeiten und mitzudenken
- Offenheit für digitale Tools und KI-gestützte Arbeitsweisen (Erfahrung ist kein Muss - Neugier wichtiger)
Diese Rolle passt zu Menschen, die gerne im Hintergrundarbeiten und Verlässlichkeit höher bewerten als Sichtbarkeit.
Rahmen & Organisation
So läuft Deine Bewerbung ab
Du schreibst mir eine kurze E-Mail
Ein paar Sätze zu Dir, Deiner Situation und warum Dich die Rolle anspricht. Lebenslauf und Anschreiben sind nicht zwingend erforderlich.
Du bekommst zeitnah eine Rückmeldung
Ich melde mich bei Dir, wenn es grundsätzlich passt – und wir klären die ersten Fragen kurz und unkompliziert.
Wir sprechen miteinander – offen & ehrlich
In einem kurzen Gespräch prüfen wir gemeinsam, ob die Zusammenarbeit für beide Seiten passt. Wenn ja, starten wir strukturiert ins Onboarding.
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